用戶在找活動策劃公司策劃會展活動時，要給出一個大致的預(yù)算范圍，這樣才能確保策劃公司控制好成本，以免出現(xiàn)預(yù)算嚴(yán)重超支的現(xiàn)象。那么，大型會展活動策劃要想控制好成本，策劃人員必須從哪幾方面入手呢？下面就來簡單了解一下：

1.如何解決客人的要求

在處理客人的要求時，我們必須學(xué)會充分考慮。比如，為了方便客人在招待會上見面交友，年會的策劃人員可以安排低端爵士音樂，以緩解現(xiàn)場活動的氣氛。

2.活動計劃開始時間

作為一個專業(yè)的活動策劃人，你必須在活動開始前與演員進行清晰的溝通。一般來說，音樂表演和娛樂活動應(yīng)在正式活動開始前至少提前15分鐘安排，以確保年會不會冷清。你應(yīng)該向演員們強調(diào)，你必須在客人到來之前做好準(zhǔn)備。如果演員們在演出前都排得滿滿當(dāng)當(dāng)，你必須事先做好準(zhǔn)備。

3.如果是年度活動規(guī)劃站點，那么重要的是能夠擴展性能的性能

如果你想延長時間，負(fù)責(zé)演員的年度活動的人員應(yīng)解釋，因為一些時間將晚，就必須讓相關(guān)部門要找到合適的時間，而上海將在活動策劃公司為了清楚地顯示的時間成本的擴展，你必須告訴樂隊成員演奏的通知不能采取任何音頻設(shè)備之前。

4.年度會議設(shè)備的使用

器械是否易碎、粗糙或只是壞的？這是否符合公司的形象？這還是有問題嗎？活動圖片或文本是否適用？需要根據(jù)每個人的需要提前檢查一系列問題。在活動當(dāng)天，不要突然發(fā)現(xiàn)設(shè)備的質(zhì)量，從而影響活動。

5.是否與公司的標(biāo)志代表的年度盛會

活動策劃人應(yīng)事先與經(jīng)紀(jì)人協(xié)商。如果有一家公司的產(chǎn)品上臺，一些明星可能會拒絕上臺，因為它似乎在為產(chǎn)品代言。因此，必須得到對方的書面同意，否則產(chǎn)品展示位置必須與表演階段分開。

6.需要更衣室

更衣室面積和多少數(shù)量？我們有特殊的要求，如鏡子，特殊照明，桌子，椅子，衣架，儲藏室還是茶？如果有動物表演和娛樂節(jié)目，每年舉辦一次的規(guī)劃者必須保證活動的開展。為了客人的安全，我們也必須加強安全活動。

7.對服裝有什么要求

演員該怎么穿？他們到現(xiàn)場是直接穿衣服還是換衣服？如果需要大量的人體彩繪或大面積化妝，是否需要單獨的衛(wèi)生間，更衣室是否需要采取安全措施等，總之，演員的著裝和行為要求必須明確告知簽約演員。

由此可見，要想控制好大型會展活動策劃成本，必須滿足以上幾點要求。如果您還想了解更多關(guān)于蘇州會展策劃方案、流程、執(zhí)行等內(nèi)容，歡迎前往蘇州策上策官網(wǎng)進行詳細(xì)了解。